Un almacén puede tener espacio suficiente y aun así presentar pérdidas, errores de inventario, daños en productos o riesgos para las personas. Cuando la recepción, ubicación, rotación, manipulación y despacho dependen de decisiones improvisadas, aumenta la probabilidad de mezclar materiales, bloquear pasillos, sobrecargar estructuras o perder trazabilidad.
Las buenas prácticas de almacenamiento reúnen controles físicos y administrativos para mantener los materiales identificados, protegidos, localizables y disponibles bajo condiciones adecuadas. Su aplicación debe adaptarse al tipo de producto, al diseño del almacén y a la normativa de cada jurisdicción. Los medicamentos, productos químicos, alimentos y materiales peligrosos, por ejemplo, requieren controles sectoriales adicionales.
Ordenar antes de almacenar
El control comienza antes de colocar una caja en una estantería. Durante la recepción conviene comprobar la identidad del material, cantidad, estado del embalaje, lote o referencia cuando aplique y cualquier condición especial indicada por el fabricante. Un producto dañado, sin identificación suficiente o que requiera revisión no debería mezclarse inmediatamente con inventario disponible.
Después de la recepción, cada material necesita una ubicación definida. La codificación de zonas, pasillos, estanterías y posiciones reduce búsquedas y permite registrar movimientos con mayor precisión. Cuando existe trazabilidad por lote o unidad logística, los identificadores también deben conservarse durante los movimientos internos. El GS1 Global Traceability Standard describe, entre otros procesos, la relación entre identificadores de productos, lotes y unidades logísticas durante recepción, almacenamiento y despacho.
| Criterio | Práctica deficiente | Buena práctica | Control verificable |
|---|---|---|---|
| Recepción | Guardar sin revisar | Inspeccionar e identificar antes de liberar | Registro de recepción |
| Ubicación | Colocar donde exista espacio | Asignar posición identificada | Código de ubicación |
| Inventario | Actualizar solo al realizar conteos | Registrar entradas, movimientos y salidas | Historial de movimientos |
| Producto no conforme | Mantenerlo junto al stock utilizable | Identificar y segregar según procedimiento | Estado y ubicación diferenciados |
Diseñar un almacenamiento seguro
Una ubicación eficiente no es necesariamente una ubicación segura. La capacidad de racks, la estabilidad de las cargas, el estado de pallets, el tránsito de equipos y la separación entre peatones y vehículos forman parte del diseño operativo. La norma estadounidense OSHA 29 CFR 1910.176 sobre manipulación y almacenamiento de materiales establece, para los centros de trabajo bajo su jurisdicción, que pasillos y zonas de circulación deben mantenerse despejados y que los materiales apilados deben permanecer estables frente a deslizamiento o colapso.
Como referencia preventiva más amplia, la guía de Health and Safety Executive sobre almacenamiento en almacenes recomienda inspeccionar pallets antes de utilizarlos, seleccionar pallets compatibles con el sistema de racks, proteger las estructuras frente a impactos y establecer inspecciones periódicas. El objetivo práctico es detectar daños antes de que la estructura pierda capacidad o una carga se vuelva inestable.
Elegir la rotación adecuada
La rotación evita que las unidades permanezcan innecesariamente inmovilizadas. Dos métodos frecuentes son FIFO y FEFO. No son equivalentes: la elección depende de qué característica debe gobernar la salida del inventario.
| Criterio | FIFO | FEFO | Criterio de selección |
|---|---|---|---|
| Prioridad | Primera entrada, primera salida | Primera fecha de vencimiento, primera salida | Naturaleza del producto |
| Dato principal | Fecha de ingreso | Fecha de vencimiento | Información confiable del inventario |
| Uso habitual | Materiales donde la antigüedad de ingreso guía la rotación | Productos con vida útil o vencimiento controlado | Procedimiento definido por producto |
| Riesgo de aplicación incorrecta | Mantener unidades antiguas sin rotar | Despachar una fecha posterior antes de otra más próxima | Revisar lote, fechas y restricciones |
En productos médicos, la Organización Mundial de la Salud, TRS 1025, Anexo 7, establece buenas prácticas específicas de almacenamiento y distribución y contempla controles sobre condiciones ambientales, segregación y rotación según vencimiento. Estos criterios pertenecen a un sector regulado y no deben trasladarse automáticamente a cualquier almacén.
Controlar ambiente y compatibilidad
Temperatura, humedad, luz, polvo o ventilación solo deben controlarse bajo límites definidos cuando el producto lo requiera. La referencia válida debe ser la especificación del fabricante, la ficha técnica, la normativa aplicable o el procedimiento autorizado. Instalar un termómetro sin definir límites, responsables, frecuencia de revisión y acciones ante desviaciones produce datos, pero no necesariamente control.
Con sustancias químicas, la segregación requiere un análisis adicional. La sección 7 de las fichas de datos de seguridad contempla información sobre manipulación, almacenamiento e incompatibilidades según el sistema de comunicación de peligros descrito por OSHA en el contenido de las Safety Data Sheets. Los requisitos legales concretos dependen del país, del producto y de su clasificación; por ello, una regla general de almacén no sustituye la evaluación de seguridad especializada.
Integrar seguridad y ergonomía
Las decisiones de almacenamiento también modifican la forma en que trabaja el personal. Colocar materiales de alta rotación en posiciones que exigen flexiones frecuentes, elevaciones por encima de los hombros o recorridos innecesarios puede aumentar la exposición a factores ergonómicos. La página de OSHA sobre riesgos y soluciones en almacenes identifica levantamiento, descenso de cargas, alcances, empuje, tracción y posturas incómodas entre los factores que deben evaluarse.
Cuando el levantamiento manual es una tarea relevante, el NIOSH Revised Lifting Equation puede utilizarse por personal competente para analizar determinadas tareas de levantamiento con ambas manos. No reemplaza la evaluación de todos los riesgos ergonómicos, pero ayuda a estructurar el análisis cuando la operación cumple sus condiciones de aplicación.
Inspeccionar y corregir desviaciones
Una buena práctica pierde efectividad si solo existe durante una auditoría. El almacén necesita comprobaciones periódicas sobre orden, estabilidad de cargas, estado de racks y pallets, identificación, condiciones ambientales cuando apliquen, productos segregados y exactitud de ubicaciones. La frecuencia debe definirse según el nivel de riesgo y la dinámica de la operación.
También conviene registrar la desviación y su tratamiento. Por ejemplo, encontrar repetidamente materiales fuera de ubicación no se resuelve únicamente reordenando el almacén: es necesario revisar en qué etapa ocurre el movimiento sin registro, quién debe confirmarlo y qué control evitará la repetición. De esta forma, la inspección se convierte en una herramienta para corregir el proceso y no solo su apariencia.
Conclusión
Las buenas prácticas de almacenamiento funcionan cuando conectan infraestructura, identificación, seguridad, rotación, trazabilidad y revisión periódica. El objetivo no es mantener un almacén visualmente ordenado, sino conservar materiales bajo condiciones definidas y lograr que cada movimiento pueda ejecutarse de forma segura y controlada. Antes de aplicar una práctica general, debe verificarse siempre si el producto o la jurisdicción exige controles adicionales.
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Fuentes consultadas
Occupational Safety and Health Administration. 29 CFR 1910.176: Handling materials – general. Norma consultada en 2026.
Occupational Safety and Health Administration. Warehousing: Hazards and Solutions. Consulta 2026.
Health and Safety Executive. Warehousing and storage: Keep it safe, INDG412. Publicación oficial consultada en 2026.
GS1. GS1 Global Traceability Standard. Versión vigente consultada en 2026.
World Health Organization. TRS 1025, Annex 7: Good storage and distribution practices for medical products. 2020.
National Institute for Occupational Safety and Health. Revised NIOSH Lifting Equation. Actualización 2024.
